Là một người mới đang tìm hiểu về công việc tuyển dụng, bạn không cần phải hiểu quá cao siêu để tránh bị rối. Để nâng cao trải nghiệm ứng viên thì nguyên tắc đầu tiên đơn giản nhất là bạn hãy đặt mình vào vị trí ứng viên, bạn mong muốn gì khi tìm hiểu và phỏng vấn ở một công ty nào đó.
Chào mừng các bạn đang đến với series các bài học trong Khoá học Tuyển dụng nâng cao cho người mới (newbie) hoàn toàn miễn phí. Tôi là Thành HR sẽ đồng hành cùng bạn trong khoá học này. Và chủ đề mà chúng ta cùng nhau tìm hiểu ngày hôm nay là Trải nghiệm ứng viên (Candidate Experience) là gì? Làm thế nào để nâng cao trải nghiệm ứng viên?
Thị trường lao động hiện nay cạnh tranh khốc liệt hơn với sự tham gia của các công ty nước ngoài, các start up...nên ứng viên có nhiều hơn sự lựa chọn cơ hội việc làm so với trước đây. Đồng thời, với sự gia nhập của gen Z vào thì trường lao động đã ít nhiều thay đổi định nghĩa về việc làm công ăn lương, về khái niệm công việc ổn định. Cho nên, các công ty đã bắt đầu chú trọng hơn để nâng cao trải nghiệm ứng viên nhằm thu hút được những tài năng về đầu quân cho công ty mình. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu trong bài học ngày hôm nay bạn nhé!
Trải nghiệm ứng viên (Candidate Experience) là gì?
Trải nghiệm ứng viên (Candidate Experience) có thể hiểu đơn giản đó là tập hợp tất cả những cảm xúc mà một ứng viên có được trong xuyên xuốt quá trình tìm hiểu, phỏng vấn và chốt kết quả tại một công ty nào đó. Dù ứng viên đó có tham gia làm việc hay không (Bao gồm không đạt phỏng vấn hoặc ứng viên từ chối nhận việc) thì vẫn được xem là trải nghiệm ứng viên.
Tuỳ theo định nghĩa của mỗi công ty, mà khái niệm Trải nghiệm ứng viên có thể bao gồm từ việc làm thương hiệu tuyển dụng, đến đăng tin tuyển dụng, và kết thúc ở giai đoạn ứng viên hoàn thành thời gian thử việc; Hoặc có công ty thì sẽ kết thúc ở ngày đầu tiên ứng viên đến nhận việc.
Tai sao các công ty bắt đầu quan tâm đến Trải nghiệm ứng viên (Candidate Experience)?
Như đã nhắc đến nhiều lần trong các khoá học của HRVN ACADEMY, thì hiện tại không còn khái niệm "xin việc", quan hệ giữa người tìm việc và doanh nghiệp là ngang bằng và win-win. Đồng thời, khi thế hệ Z (gen Z) đã bắt đầu gia nhập thị trường lao động, cũng như có nhiều hơn các công ty cạnh tranh trong cùng một nghành nghề cũng là nguyên nhân khiến các công ty phải cạnh tranh sòng phẳng với nhau để thu hút được người tài.
Đặc biệt là một số lĩnh vực khát nhân lực như lập trình, phần mềm, trí tuệ nhân tạo (AI)...Việc thu hút và giữ chân được các ứng viên này trở thành yêu cầu bắt buộc trong nền kinh tế số hiện tại. Thương mại điện tử phát triển, các ứng dụng trên smart phone, nhà nhà đều số hoá doanh nghiệp.
Và gần như tất cả các nghành nghề khác cũng đang bắt đầu theo xu hướng này, người lao động có nhiều lựa chọn kiếm tiền như: KOL, KOC, Youtuber, Tiktoker, Blogger, hay làm tự do như chạy Grab, Shipper...Chứ không chỉ duy nhất con đường đi làm toàn thời gian (Fulltime) như trước kia. Điều này cũng ít nhiều làm giảm đi đáng kể lực lượng lao động ở nhiều nghành nghề.
Thực tế điều này đang diễn ra, và các công ty cũng bắt đầu đối diện với nó và học cách thích nghi khi nhiều tháng không thể tuyển được lao động, nhất là các khu công nghiệp, các doanh nghiệp sử dụng lao động số lượng lớn với mức lương trung bình hoặc yêu cầu công việc khó khăn hơn như làm ca, làm đêm, tăng ca, nghề nặng nhọc độc hại...
Đây chỉ là một trong những lý do mà dù muốn hay không thì các công ty đều đã và đang thay đổi tư duy của mình về người lao động. Trải nghiệm ứng viên (Candidate Experience) là một trong những cách để thu hút người lao động đến với doanh nghiệp và xa hơn là gắn bó, phát triển và cống hiến tại tổ chức.
Bên cạnh đó, việc tuyển được người lao động phù hợp và có năng lực sẽ giúp tối giản chi phí và ổn định sản xuất, tăng năng suất lao động. Cho nên, Trải nghiệm ứng viên sẽ sớm được nhân rộng không chỉ ở các công ty đa quốc gia mà cả công ty gia đình, công ty nhà nước hoặc có yếu tố nhà nước cũng phải thay đổi theo để không bị đào thải.
Làm thế nào để nâng cao Trải nghiệm ứng viên (Candidate Experience)?
Là một người mới đang tìm hiểu về công việc tuyển dụng, bạn không cần phải hiểu quá cao siêu để tránh bị rối. Để nâng cao trải nghiệm ứng viên thì nguyên tắc đầu tiên đơn giản nhất là bạn hãy đặt mình vào vị trí ứng viên, bạn mong muốn gì khi tìm hiểu và phỏng vấn ở một công ty nào đó. Tiếp theo, mình sẽ rà soát lại từng giai đoạn trong quy trình tuyển dụng và tối ưu nó để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho ứng viên. Bạn có thể tham khảo các gợi ý bên dưới nhé! Nó không thể đầy đủ và chi tiết hết, mà tuỳ thực tế khi đi làm để bạn mở rộng thêm khi áp dụng.
Thông tin tuyển dụng: Lướt sơ một vài thông tin tuyển dụng, bao gồm cả của các công ty lớn đăng trên các website việc làm nổi tiếng như careerbuilder, vietnamworks, linkedin...mình vẫn thường gặp khó khăn khi không biết vị trí này sẽ làm việc ở địa chỉ cụ thể nào. Mình ví dụ, chỉ có thể biết sẽ làm ở TP. HCM, nhưng vậy thì rộng lắm.
Nhiều nhà tuyển dụng hay có suy nghĩ kiểu chưa biết có đậu hay không mà đã lo hỏi địa chỉ này nọ, đi làm phải chịu khó chứ. Cá nhân cũng là người làm tuyển dụng, mình không đồng ý với suy nghĩ này. Đặc biệt theo một khảo sát mới nhất 2022, thì vị trí làm việc rất quan trọng để một nhân viên quyết định có thể gắn bó lâu dài hay không; Khi ứng viên biết trước họ sẽ dễ dàng cân nhắc hơn, và nếu chấp nhận đi làm xa họ sẽ có sự sắp xếp phù hợp.
Đây là một ví dụ về việc giảm trải nghiệm ứng viên khi họ xem thông tin tuyển dụng, nhưng không thể biết địa chỉ sẽ làm việc sau này. Hoặc có tin đăng còn không có website, thông tin công ty sơ xài cũng dễ bị ứng viên bỏ qua và không ứng tuyển.
Một ví dụ khác là đăng Mô tả công việc (JD) không giống với chi tiết công việc khi phỏng vấn hay nhận việc sau này. Mình biết có nhiều công ty chưa chuẩn hoá phần này, và sếp chỉ cho mấy gạch đầu dòng kêu tuyển đi nên cũng khá khó khăn cho bạn làm tuyển dụng. Hãy cố gắng lấy thêm các thông tin chi tiết mà bạn nghĩ ứng viên sẽ quan tâm và cần biết trước khi ứng tuyển để có thể tăng tính rõ ràng, minh bạch nhé!
Quy trình ứng tuyển: Nếu có thể, hãy ứng dụng công nghệ để giảm thiểu các thao tác thừa, làm cho trải nghiệm gửi CV ứng tuyển hay đăng ký của họ trở nên thuận tiện và dễ thực hiện nhất. Theo một khảo sát không chính thức, thì có đến gần 50% ứng viên bỏ ngang khi thấy việc gửi CV không thuận tiện hoặc quy trình quá phức tạp.
Vẫn còn nhiều công ty yêu cầu đến phải điền 2-3 form theo kiểu cổ điển ngày xưa, dù những thông tin đó đã có trong CV của ứng viên. Hoặc nếu do quy trình công ty như thế thì cũng nên tối ưu, ngắn gọn những mục cần thu thập lại mà thôi, đừng bắt họ ngồi viết như khai báo hay viết tường trình rất mất thời gian và không cần thiết.
Mình ví dụ thế này, nếu bạn tuyển lao động phổ thông thì form ứng tuyển phải thật đơn giản, có thể chỉ bao gồm 3 -5 trường thông tin để họ nhập vào; Vì đặc thù đối tượng ứng viên bạn nhắm đến rất dễ bỏ ngang nếu quá phức tạp. Và ngược lại, với các vị trí cần đính kèm CV thì có thể cho phép ứng viên nhúng trực tiếp profile từ Linkedin hoặc đính kèm file chỉ bằng 1 đến 2 thao tác.
Quy trình liên hệ: Nhiều nhà tuyển dụng hiện nay lạm dụng quá đà các công cụ chat như zalo, facebook...Bạn có thể tận dụng nó để có những trao đổi nhanh với ứng viên, nhưng cần chốt lại bằng email mời phỏng vấn hoặc thư offer chứ không nên gửi qua chat. Trừ trường hợp ứng viên lao động phổ thông rất ít hoặc không sử dụng email thường xuyên.
Quy trình phỏng vấn: Rất nhiều ứng viên phàn nàn về việc có nhiều hơn 3 vòng phỏng vấn, hoặc sự im lặng của nhà tuyển dụng sau khi đi phỏng vấn, hoặc thời gian chờ đợi quá lâu...Đó đều là những yếu tố ảnh hưởng đến trải nghiệm ứng viên. Bạn nên nhớ rõ, dù ứng viên có phù hợp hay không thì đều cần mang đến cho họ trải nghiệm tốt nhất. Họ có thể vẫn là ứng viên tiềm năng sau này, hoặc giới thiệu ứng viên khác cho chúng ta, hoặc xấu nhất là họ có thể bốc phốt công ty trên mạng xã hội vì những trải nghiệm quá tệ khi tham gia phỏng vấn tại công ty.
Biết nói lời xin lỗi: Như đã nhắc đến nhiều lần trong xuyên suốt Khoá học tuyển dụng cơ bản cho người mới, có thể sẽ có tình huống phát sinh ngoài mong muốn do bạn quá bận hoặc có báo cáo đột xuất này nọ và quên thông báo đổi lịch phỏng vấn, hoặc ứng viên khi đến phải đợi quá lâu vì người phỏng vấn vòng 2 đang kẹt lịch thì hãy có một lời xin lỗi chân thành đến ứng viên, mình tin họ sẽ có thể thông cảm được. Ai cũng sẽ có lúc phát sinh, nhưng hãy hạn chế tối đa các sự quên này bạn nhé!
Điểm chạm cảm xúc: Một lời dặn dò ứng viên dưới email mời phỏng vấn như là hướng dẫn bãi gửi xe hơi khó tìm, hơi xa văn phòng và phải đi bộ để ứng viên lưu ý và không cảm thấy khó chịu khi phải vật lộn cả giờ đồng hồ mà vẫn không biết gửi xe ở đâu, hoặc họ không hình dung phải đi bộ hơn 5 phút mới đến văn phòng...
Mỗi ngày đi làm của bạn sẽ có những điều bạn nhận ra nó làm mình ít nhiều không hài lòng lắm, thì cũng hãy đặt mình vào cảm xúc ấy của ứng viên, mình tin bạn sẽ biến nó từ điểm yếu sang điểm chạm cảm xúc với ứng viên. Và có thể, cái lần đầu tiên ấy lại giữ chân họ rất lâu với công ty đấy bạn ạ.
Vân vân và mây mây, còn rất rất nhiều cách để nâng cao trải nghiệm ứng viên mà bạn có thể xây dựng từ thực tế và đưa thành một quy trình hoặc hướng dẫn nội bộ. Lưu ý cần đảm bảo tính đồng nhất khi thực hiện và áp dụng. Trải nghiệm ứng viên (Candidate Experience) không thể thành công nếu chỉ một mình bộ phận tuyển dụng làm được, mà cần sự phối hợp của các bộ phận / phòng ban khác và quán triệt từ cấp cao. Ví dụ đơn giản là ứng viên đến gặp ông bảo vệ mà nói chuyện như ông nội thì ứng viên đã cảm giác công ty có vấn đề và muốn bỏ đi về rồi đúng không nào. Bạn cũng từng là ứng viên, cho nên đừng nghĩ ứng viên dạo này sao "chảnh" quá vậy ta mà có lẽ là cần xem lại nội bộ nhà mình rồi.