Như đã nói ở trên, để xây dựng được KPI cho bộ phận tuyển dụng thì cần xác định được các chỉ số quan trọng được xem là có tác động lớn đến việc hoàn thành mục tiêu tuyển dụng đã đề ra.
Chào mừng các bạn đang đến với series các bài học trong Khoá học Tuyển dụng nâng cao cho người mới (newbie) hoàn toàn miễn phí. Tôi là Thành HR sẽ đồng hành cùng bạn trong khoá học này. Và chủ đề mà chúng ta cùng nhau tìm hiểu ngày hôm nay là KPI Tuyển dụng là gì? Các chỉ số đo lường hiệu quả tuyển dụng.
Trong bài học Các lưu ý khi lập báo cáo tuyển dụng (Recruitment Report) mình đã cùng nhau tìm hiểu các nội dung chính cần thể hiện trong báo cáo này. Và bài học ngày hôm nay sẽ bổ sung thêm Các chỉ số đo lường hiệu quả tuyển dụng, đây cũng là căn cứ để xây dựng KPI cho bộ phận tuyển dụng và sử dụng để làm dữ liệu đầu vào cho Báo cáo tuyển dụng luôn. Mình cùng tìm hiểu các bạn nhé!
KPI Tuyển dụng là gì?
Đầu tiên mình nhắc lại chút xíu về khái niệm KPI (Key Performance Indicator), đây là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả làm việc của một tổ chức hoặc cá nhân nào đó so với mục tiêu đã đề ra. Các tiêu chí dùng để đo lường và đánh giá hiệu quả thường không giống nhau, mà phụ thuộc vào cách xác định mục tiêu chung của từng tổ chức, và phân bổ về cho phòng ban, rồi đến từng cá nhân.
KPI tuyển dụng cũng có thể hiểu đơn giản là các chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả làm việc của Bộ phận tuyển dụng. Từ các chỉ số đo lường được và mang tính định lượng này mà người làm tuyển dụng có thể theo dõi mình đã làm tốt hay chưa tốt, cần cải thiện và tối ưu ở
Các chỉ số đo lường hiệu quả tuyển dụng (Recruiting Metrics)
Như đã nói ở trên, để xây dựng được KPI cho bộ phận tuyển dụng thì cần xác định được các chỉ số quan trọng được xem là có tác động lớn đến việc hoàn thành mục tiêu tuyển dụng đã đề ra. Cho nên, ở phần này các bạn có thể xem đây là các tiêu chí tham khảo có thể đưa vào để xây dựng KPI tuyển dụng sau này.
Số lượng ứng viên tiềm năng: Để có được nhiều sự lựa chọn thì việc thu hút được nhiều ứng viên đăng ký ứng tuyển cũng là một chỉ số cần được đo lường. Tuy nhiên, chúng ta có thể chú trọng hơn vào tỷ lệ ứng viên tiềm năng, tức là số lượng ứng viên đã đạt qua vòng sàng lọc CV hoặc sơ vấn qua điện thoại.
Tỷ lệ chuyển đổi (conversion rate): Việc đánh giá tỷ lệ chuyển đổi qua từng giai đoạn như từ số lượng apply sang số lượng đi phỏng vấn, rồi sang số lượng đạt phỏng vấn, số lượng nhận offer, số lượng đi nhận việc ngày đầu...Đây được xem là chỉ số khá quan trọng, ít nhiều thể hiện khả năng chăm sóc ứng viên hoặc chọn đúng ứng viên của người làm tuyển dụng qua từng giai đoạn.
Số lượng ứng viên tuyển thành công: Đây được xem là chỉ số quan trọng nhất, vì nó thể hiện tỷ lệ đáp ứng số lượng tuyển dụng theo yêu cầu là đạt hay không đạt so với kế hoạch tuyển dụng ban đầu đã đưa ra theo yêu cầu của các phòng ban.
Thời gian tuyển dụng: Ngoài việc tuyển dụng đủ, thì còn cần đảm bảo yếu tố thời gian. Bởi vì nếu không đảm bảo về thời gian cũng sẽ ít nhiều ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh và ảnh hưởng đến mục tiêu chung của công ty.
Chất lượng ứng viên: Phần này tuỳ theo từng đặc thù công ty, đặc thù phân công công việc của bộ phận tuyển dụng mà sẽ xác định tiêu chí chất lượng ứng viên khác nhau. Có thể đo lường theo tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên mới sau 30 ngày hoặc sau thời gian thử việc kể từ ngày gia nhập tổ chức; Hoặc có công ty lại đánh giá dựa trên đánh giá của team L&D sau ngày orientation, hoặc dựa vào chỉ số hài lòng của trưởng phòng ban / bộ phận tiếp nhận nhân viên mới đó sau 1 tuần hoặc 1 tháng.
Chi phí tuyển dụng: Đây cũng là một chỉ số có thể đo lường được và có thể dùng để đánh giá việc sử dụng chi phí hiệu quả của Bộ phận tuyển dụng, bởi vì chi phí tuyển dụng chiếm một tỷ lệ không nhỏ và ảnh hưởng đến lợi nhuận. Đồng thời, chi phí tuyển dụng cũng là căn cứ để có thể so sánh nếu cần tăng số lượng ứng viên từ các kênh nguồn headhunt khi cần gấp nhân sự trong thời gian ngắn.
Chỉ số trải nghiệm ứng viên: Chỉ số này sẽ được đo lường tuỳ công ty, có thể là khảo sát được đăng công khai trên trang web tuyển dụng của công ty, hoặc khảo sát được gửi kèm trong thư thông báo kết quả phỏng vấn, hoặc qua email phản hồi (feedback) dành cho ứng viên...Đo lường chỉ số trải nghiệm ứng viên được xem là xu hướng mới mà các công ty rất quan tâm để cải thiện, tối ưu quy trình tuyển dụng nhằm tăng tính cạnh tranh thu hút nhân tài khi thị trường lao động ngày càng khan hiếm.
Và còn rất nhiều chỉ số khác có thể áp dụng để đo lường hiệu quả tuyển dụng. Bạn cần căn cứ vào thực tế của Bộ phận tuyển dụng, mục tiêu của công ty, các chỉ số quan trọng cần đo lường để cải thiện kết quả, hiệu quả tuyển dụng thì mình sẽ bổ sung vào cho hợp lý chứ không cần đưa vào hết tất cả các chỉ số không cần thiết.
Các lưu ý khi xây dựng KPI tuyển dụng
Thông thường, xây dựng KPI tuyển dụng chỉ dành cho các vị trí từ teamlead / manager trở lên. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể tìm hiểu để nắm bắt và xây dựng khi cần. Chúng ta sẽ dựa vào phần gợi ý các chỉ số đo lường hiệu quả tuyển dụng ở trên, bạn có thể chọn những chỉ số phù hợp để đưa vào làm tiêu chí xây dựng KPI tuyển dụng. Và từng tiêu chí sẽ có các trọng số khác nhau tuỳ theo mức độ quan trọng của nó. Mình ví dụ, KPI bạn chọn bao gồm các tiêu chí và trọng số như sau:
- Tỷ lệ ứng viên tuyển thành công: Trọng số 60%
- Tỷ lệ ứng viên tiềm năng: Trọng số 10%
- Tỷ lệ chuyển đổi: Trọng số 20%
- Chi phí tuyển dụng; Trọng số 10%
Với mỗi tiêu chí, bạn cần có những diễn giải về các quy định ràng buộc đi kèm để không xảy ra tình trạng hiểu theo cách nào cũng được khi áp dụng. Rất nhiều trường hợp đưa ra tiêu chí đánh giá KPI nhưng rất chung chung, sau đó đánh giá theo cách hiểu của quản lý mà không có truyền thông thống nhất triển khai sẽ rất dễ phản tác dụng.
Đồng thời, phải đảm bảo các chỉ số thống kê phải mang tính đo lường được và không mất quá nhiều thời gian để tổng hợp dữ liệu. Phải công khai, minh bạch khi tổng hợp kết quả, và phải ghi nhận các phản hồi trước khi chính thức chốt kết quả cuối cùng.
Một số công ty đã sử dụng phần mềm trong quản lý tuyển dụng thì việc thống kê và xem các số liệu, tỷ lệ phần trăm đạt được gần như theo thời gian thực (real time) sẽ giúp người quản lý theo dõi và push tiến độ, họp đột xuất và cùng tìm giải pháp kịp thời. Còn lại nếu chúng ta phải tự theo dõi thủ công, thì nên tạo sẵn một biểu mẫu (template) để dùng từ đầu, có thể link được dữ liệu và xem thống kê nhanh chóng khi cần.
Một lưu ý nữa là không nên có quá nhiều tiêu chí, tốt nhất là 5 tiêu chí và tối đa không nên quá 10 tiêu chí. Mình đã thấy nhiều trường hợp KPI tuyển dụng được xây dựng dài 4 - 5 trang giấy A4, với một loạt các định nghĩa dài dòng, không có trọng tâm, không thể hiện được KPI này áp dụng để mang lại điều gì. Điều này dẫn đến KPI chỉ mang tính chất làm cho có, cuối cùng vẫn là sếp thích ai thì người đó đạt và được thưởng.