Chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu bài học Chi phí tuyển dụng (Cost per hire) là gì? Cách tính chi phí tuyển dụng đơn giản. Đây cũng là một trong những nội dung quan trọng để bạn có thể thực hiện một báo cáo tuyển dụng. Với các công ty đã sử dụng phần mềm nhân sự thì việc xuất dữ liệu báo cáo rất đơn giản; Tuy nhiên, là một người mới thì bạn cần hiểu bản chất của báo cáo này sẽ bao gồm những dữ liệu gì, cách thực hiện ra sao để khi đi làm thực tế thì dù công ty dùng phần mềm hay thủ công bạn đều có thể làm được.
Tại sao phải thực hiện Báo cáo tuyển dụng (Recruitment Report)?
Dù bạn làm Tuyển dụng, C&B hay L&D...thì chúng ta đều phải làm report hàng tháng, hàng quý, hoặc hàng năm. Tần suất thực hiện thường sẽ do quản lý trực tiếp hoặc Trưởng phòng nhân sự quy định. Bạn có thể làm theo mẫu (template) có sẵn hoặc có công ty thì chưa có, mà bạn phải tự thực hiện theo cách bạn hiểu và phải đảm bảo thể hiện được các nội dung quan trọng nhất cho người đọc nó.
Việc làm Báo cáo tuyển dụng (Recruitment Report) sẽ giúp cho bạn là một Chuyên viên tuyển dụng có thể tự theo dõi được tiến độ và hiệu quả công việc của mình. Căn cứ trên file tự theo dõi tất cả mọi thứ liên quan đến chiến dịch tuyển dụng đó, bạn sẽ xâu chuỗi nó lại theo phương pháp kể chuyện bằng từ ngữ, hình ảnh và kết hợp dữ liệu (Storytelling) để thành một bức
Và chính quá trình làm báo cáo này cũng giống như bạn đang tự nhìn lại để có thể làm tốt hơn nữa các chiến dịch tiếp theo. Hoặc, khi công ty có triển khai xây dựng phần mềm quản lý tuyển dụng nội bộ hoặc thuê ngoài, thì bạn có thể nắm được để tham gia đề xuất các trường thông tin (tool) phù hợp nhất cho công ty bạn sử dụng.
Đồng thời, Báo cáo tuyển dụng cũng chính là file tổng hợp đầy đủ và trực quan nhất để quản lý trực tiếp của bạn, hoặc BU (Business Unit), Phòng ban đề xuất tuyển dụng nắm được kết quả cuối cùng, có phát sinh vấn đề gì hay không và họ sẽ dùng nó để làm căn cứ cho những đề xuất lần tiếp theo cho phù hợp.
Báo cáo tuyển dụng bao gồm những nội dung gì? Các lưu ý khi thực hiện
Đầu tiên, bạn cần xác định mục đích làm Báo cáo tuyển dụng (Recruitment Report). Đặc biệt là những báo cáo theo yêu cầu, tức là nếu sếp quan tâm một nội dung cụ thể nào đó thì cần phải tập trung chính vào nội dung đó. Còn ở phần bài học này thì mình sẽ đi vào tìm hiểu một báo cáo tổng quan bạn nhé!
Như mình đã nói ở bài học trước, để có một file dữ liệu chính xác cho việc làm báo cáo thì đầu tiên bạn phải thống nhất cách nhập và quản lý dữ liệu đầu vào. Nếu một mình cá nhân bạn thì có thể đơn giản hơn, nhưng nếu nó là của cả một team thì cần sử dụng chung biểu mẫu (template) để khi thống kê thủ công sẽ dễ dàng hơn.
Kết quả tổng quan (overview): Phần đầu tiên trong báo cáo tuyển dụng thì bạn nên thể hiện các dữ liệu tổng quan để người đọc có cái nhìn tổng thể đầy đủ về kết quả tuyển dụng. Vì suy cho cùng thì kết quả thực hiện mới là cái người ta quan tâm nhất. Nó có thể bao gồm kết quả đã đạt được như: hiệu quả kênh nguồn, số lượng tuyển, thời gian tuyển, chi phí tuyển, chất lượng ứng viên...
Và so với kế hoạch tuyển dụng đã lập ra thì hoàn thành hay không hoàn thành, tỷ lệ hoàn thành là bao nhiêu phần trăm. Trong phần này, bạn có thể thêm phần so sánh kết quả đạt được với quý trước, năm trước nếu thấy cần để so sánh về thị trường lao động, mức độ thu hút hoặc hiệu quả của việc tuyển dụng theo thời gian.
Tiếp theo, bạn có thể đi chi tiết vào từng hạng mục như Kết quả đạt được của từng dự án (project) nếu bạn hoặc team bạn phụ trách tuyển nhiều dự án; Việc này đòi hỏi phải có khâu xử lý và tổng hợp dữ liệu từ các thành viên khác trong team. Thông thường sẽ bao gồm các nội dung sau:
Kênh nguồn và chi phí: Phân tích chi tiết về tính hiệu quả từng kênh nguồn, kênh nào chiếm tỷ trọng cao nhất, kênh nguồn nào hiệu quả nhất so với chi phí bỏ ra. Đây sẽ là căn cứ để bạn làm plan tuyển dụng chính xác hơn trong các lần tới, cũng như có thể dùng để làm kế hoạch nguồn back up khi phát sinh, nên tăng chi phí ở kênh nguồn nào. Bạn có thể tham khảo chi tiết về chi phí tuyển dụng ở bài học trước nhé!
Tỷ lệ chuyển đổi (conversion rate): Việc phân tích tỷ lệ chuyển đổi qua từng giai đoạn như từ số lượng apply sang số lượng đi phỏng vấn, hay so với ứng viên nhận việc...Giai đoạn nào có tỷ lệ chuyển đổi thấp nhất, các lý do chi tiết là gì, bạn có thể nhóm thành 5 - 10 lý do chính có tỷ lệ cao nhất và giải pháp là gì để cải thiện tỷ lệ này...
Thời gian tuyển dụng: Ngoài việc tuyển dụng đủ, thì còn cần đảm bảo yếu tố thời gian. Nếu không đảm bảo yếu tố này thì cần thống kê các nguyên nhân không đảm bảo và đến từ bộ phận nào. Bởi vì có những lý do không phải do bạn mà do Phòng ban nhận nhân sự, chẳng hạn như ứng viên từ chối offer vì phỏng vấn vòng 2 với quản lý không trao đổi được rõ ràng công việc, hay thời gian chờ phản hồi kết quả phỏng vấn quá lâu so với quy trình chung...Để từ đó có thể cùng ngồi lại tìm giải pháp.
Chất lượng ứng viên: Phần này nếu bạn có đủ dữ liệu có thể đưa vào, có thể là số ứng viên đã qua được thời gian thử việc hoặc thời gian onboarding hoặc tỷ lệ nghỉ việc vì lý do không phù hợp trong giai đoạn này. Cái này thì tuỳ thuộc quy định mỗi công ty, vì theo mình biết có công ty thì các bạn tuyển dụng chỉ theo dõi (follow) ứng viên đến ngày đầu tiên nhận việc và chuyển cho dự án (project) phụ trách. Đặc biệt, nếu bạn có theo dõi phần này sẽ nắm được nhiều phản hồi của ứng viên hơn, kiểu như khi họ vào làm thì công việc không giống JD (Mô tả công việc) trước đó, văn hoá team không thân thiện...Từ những thông tin này bạn có thể cùng trao đổi với quản lý trực tiếp các vị trí mới tuyển để cải thiện hoặc thay đổi thông tin tuyển dụng đầu vào để giữ được ứng viên lâu hơn, giúp nâng cao trải nghiệm ứng viên.
Nên có phần comment, highlight trong mỗi hạng mục: Trong phần diễn giải chi tiết của số liệu, bạn nên đưa vào các comment, highlight để nêu bật lý do và giải pháp dựa trên các số liệu cụ thể để người đọc có thể nắm được đầy đủ thông tin mà không cần phải hỏi lại bạn mất thời gian.
Như các bạn đã nắm từ Khoá học tuyển dụng cơ bản cho người mới, kết quả tuyển dụng không chỉ phụ thuộc vào một cá nhân bạn làm tuyển dụng mà công tác phối hợp từ các phòng ban đề xuất tuyển dụng cũng rất quan trọng. Cho nên, việc khéo léo để phối hợp với các phòng ban để tìm tiếng nói chung, cùng bình tĩnh ngồi lại tìm giải pháp để đáp ứng đủ nhân sự cho kế hoạch kinh doanh là một kỹ năng rất quan trọng của người làm tuyển dụng. Thay vì cứ đỗ thừa tại anh, tại ả rồi không giải quyết được cốt lõi của vấn đề thì sẽ rất áp lực và người ảnh hưởng đầu tiên là chính bạn.
Phần kết thúc: Và phần cuối cùng trong một Báo cáo tuyển dụng, bạn có thể tổng hợp lại phần xác định các điểm đau (pain point) và các đề xuất giải pháp cụ thể dựa trên dữ liệu đã trình bày chi tiết ở các phần trên. Lưu ý quan trọng là phần này phải dựa trên dữ liệu (data driven) chứ không nói xuông bạn nhé! Việc này đảm bảo Báo cáo tuyển dụng của bạn mang tính thuyết phục với người đọc nó.
Hiện tại, đa số công ty đã ứng dụng công nghệ bằng việc sử dụng phần mềm nhân sự để quản lý data ứng viên (Applicant Tracking System) tốt hơn, phân tích được dữ liệu ứng viên chuyên sâu, cũng như dễ dàng tận dụng để tiếp cận lại các ứng viên tiềm năng trước đó...Nhằm tối ưu thời gian của một chuyên viên tuyển dụng, họ sẽ có nhiều thời gian tập trung vào khâu chuyên môn và chăm sóc ứng viên tốt hơn.