Onboarding là thuật ngữ để chỉ một kế hoạch bao gồm các giai đoạn cụ thể, với các hạng mục công việc, trách nhiệm của người / phòng ban liên quan để giúp cho nhân viên mới gia nhập công ty / phòng ban họ sẽ làm việc một cách dễ dàng và thuận lợi nhất.
Chào mừng các bạn đang đến với series các bài học trong Khoá học Tuyển dụng nâng cao cho người mới (newbie) hoàn toàn miễn phí. Tôi là Thành HR sẽ đồng hành cùng bạn trong khoá học này. Và chủ đề mà chúng ta cùng nhau tìm hiểu ngày hôm nay là Onboarding là gì? Các bước trong quy trình Onboarding.
Như các bạn đã biết trong khoá học Tuyển dụng cơ bản cho người mới, mình đã cùng tìm hiểu bài học Nội dung buổi Hội nhập nhân viên mới, có thể xem đó là một phần trong chương trình Onboarding. Bài học này sẽ giúp chúng ta mở rộng thêm góc nhìn và không nhầm lẫn giữa Onboarding và Orientation. Mình cùng tìm hiểu bạn nhé!
Có một lưu ý các bạn cần nắm, đó là quy trình Onboarding ở mỗi công ty có thể không giống nhau, nên nội dung mình cung cấp ngày hôm nay là một khung sườn chung dành cho các bạn newbie. Tuỳ theo quy mô, đặc thù nghành nghề, định hướng của Ban lãnh đạo mà nó được thiết kế và tối ưu cho phù hợp.
{tocify} $title={Xem Menu bài viết}
Onboarding là gì?
Sau khi đã bước qua một quá trình khá dài từ sàng lọc CV, phỏng vấn, chọn lọc và chốt offer, chốt ngày nhận việc...Tức là ứng viên và nhà tuyển dụng đã xác nhận việc hợp tác. Bước tiếp theo mà công ty cần chuẩn bị đó là chào đón ứng viên gia nhập, đặc biệt là ngày đầu tiên; Rồi làm sao để ứng viên có thể nắm bắt được công việc nhanh chóng, am hiểu văn hoá công ty và hoàn thành tốt nhất thời gian thử việc; Và có thể là giai đoạn 6 tháng đầu gia nhập?
Onboarding là thuật ngữ để chỉ một kế hoạch bao gồm các giai đoạn cụ thể, với các hạng mục công việc, trách nhiệm của người / phòng ban liên quan để giúp cho nhân viên mới gia nhập công ty / phòng ban họ sẽ làm việc một cách dễ dàng và thuận lợi nhất. Hay có thể nói nôm na đây là quá trình Hội nhập và Đào tạo nhân viên mới.
Như mình đã nói ở trên, tuỳ theo từng quy mô, đặc thù nghành nghề và định hướng phát triển của Ban lãnh đạo mà mỗi công ty sẽ có Quy trình onboarding ngắn hay dài. Có công ty chỉ khoảng 1 tuần, có công ty kéo dài đến 6 tháng các bạn nhé!
Các bước trong quy trình Onboarding
Các bạn lưu ý là các bước thực hiện trong Quy trình Onboarding này chỉ mang tính chất tham khảo. Như mình đã nói ở trên, thì sẽ tuỳ thuộc vào quy mô công ty, đặc thù nghành nghề mà mỗi chương trình sẽ được thiết kế khác nhau, mục đích cuối cùng là giúp nhân viên nhanh chóng hội nhập và trở thành một phần của tổ chức đơn giản và nhanh nhất có thể. Cho nên, không phải cứ một quy trình Onboarding hoành tráng, dài hạn ở công ty này sẽ phù hợp với công ty khác.
Plan Onboarding cụ thể: Tuỳ thuộc vào vị trí, phòng ban gia nhập của nhân viên mà plan có thể khác nhau trong cùng một công ty. Kế hoạch này phải cụ thể từng giai đoạn như ngày đầu tiên, tuần đầu tiên, 2 tháng thử việc, 6 tháng đầu gia nhập, kết thúc và đánh giá; Rồi ai là người phụ trách việc hỗ trợ trong từng giai đoạn đó, mục tiêu phải đạt được và kết quả kỳ vọng là gì?
Công tác chuẩn bị (Pre-Onboarding): Chẳng hạn như là chuẩn bị văn phòng phẩm, hoa hoặc thư chào mừng của Trưởng bộ phận hoặc tập thể team, standee, bàn làm việc, user, email, các hồ sơ giấy tờ như: ký offer letter, hồ sơ nhận việc, hợp đồng lao động, các thủ tục BHXH, Thuế TNCN, các cam kết bảo mật...Đây là công tác cần được tối ưu vì nếu không có sự chuẩn bị sẽ mất nhiều thời gian của cả công ty và ứng viên, làm giảm trải nghiệm của nhân viên vào ngày đầu nhận việc.
Hội nhập nhân viên mới (Orientation Program): Đây được xem là một phần quan trọng trong chương trình onboarding. Buổi hội nhập nhân viên mới có thể tổ chức chung cho nhiều nhân viên nhiều phòng ban khác nhau, có thể tổ chức online, offline hoặc kết hợp...nhưng cần đảm bảo truyền tải đầy đủ các nội dung như: giới thiệu về công ty gồm sứ mệnh, tầm nhìn, giái trị cốt lõi, văn hoá doanh nghiệp...giúp nhân viên hiểu và nắm được định vị công ty mình sẽ làm việc như thế nào, cung cấp dịch vụ sản phẩm gì. Và một nội dung quan trọng khác không thể thiếu như là các quy định nội bộ, chế độ phúc lợi, các quy trình phối hợp. Bạn có thể xem lại chi tiết ở bài học Nội dung buổi Hội nhập nhân viên mới
Người tham gia đóng vai trò quan trọng: Mình tách riêng phần này để nhấn mạnh vai trò của người được phân công trong từng giai đoạn onboarding của nhân viên mới. Ví dụ như buddy, quản lý trực tiếp, quản lý gián tiếp có liên quan đến report...Các thành viên này phải ý thức được tầm quan trọng của họ và nghiêm túc tham gia, chứ không phải đưa tên vào cho có, không sắp xếp thời gian để hỗ trợ người mới tận tâm, nhiệt tình thì sẽ phá hỏng cả quy trình onboarding đã xây dựng.
Buddy - Người đồng hành tin cậy: Trong chương trình onboarding dài hạn thường có người bạn đồng hành, hiểu nôm na là người được chọn theo một tiêu chí nào đó chẳng hạn như có tư duy tích cực, am hiểu về công ty, biết lắng nghe, có kiến thức nghiệp vụ tốt và sẵn sàng hỗ trợ, chia sẽ những khó khăn ban đầu cho người mới. Buddy thường sẽ được tuyển chọn kỹ lưỡng và có thêm một số benefit nhất định nào đó để họ phát huy hết vai trò của mình.
Đào tạo - Training on job: Dù là người mới đi làm hay có kinh nghiệm, thì khi gia nhập một môi trường mới sẽ luôn có sự bỡ ngỡ nhất định và cần thời gian để làm quen. Việc thiết kế một chương trình đào tạo dài hạn và chia thành nhiều giai đoạn sẽ giúp nhân viên mới vượt qua những khó khăn ban đầu để nhanh chóng hoà nhập và phát huy năng lực. Điều này nghe qua thì dễ, nhưng nó đòi hỏi một chương trình đào tạo được thiết kế bài bản và phù hợp. Ví dụ tuần đầu tiên là training các phần mềm sử dụng cho công việc, tiếp theo là nghiệp vụ sản phẩm cơ bản, rồi đến chuyên sâu...
Đặt và giao mục tiêu cho nhân viên mới từng giai đoạn: Việc có mục tiêu rõ ràng sẽ giúp nhân viên mới bám theo và thực hiện chứ không bị cảm giác lạc lối, hay họ không biết làm gì tiếp theo. Đây cũng là căn cứ mang tính định lượng để đánh giá họ sau thời gian thử việc hoặc giai đoạn thử thách. Một lưu ý là các mục tiêu đưa ra phải có cơ sở chứ không phải chỉ đặt cho có hoặc mang tính thử thách nhưng gần như không thể đạt được.
Combo quà tặng theo từng giai đoạn: Tuỳ kinh phí từng công ty để thực hiện, có thể kết hợp tặng những món quà để đánh dấu các cột mốc mà nhân viên mới đã vượt qua. Ví dụ vào ngày đầu onjob hoặc ngày tham gia buổi Orientation sẽ tặng bộ Wellcome kit như áo thun mang thương hiệu công ty, ly, bút sổ...Các giai đoạn khác có thể cân nhắc như sau khi hết thử việc, sau khi hoàn thành lộ trình onboarding...
Connect 1:1 hàng tuần hoặc hàng tháng: Tần suất thực hiện connect 1:1 sẽ phụ thuộc vào khung chương trình thiết kế chứ không có công thức chung nào. Việc này giúp cho việc lắng nghe các phản hồi hoặc đóng góp kịp thời từ nhân viên mới để cùng tìm giải pháp hoặc giúp tháo gỡ vấn đề của họ. Buổi connect 1:1 này nên cởi mở và thực sự là khoảng thời gian dành cho nhân viên mới chứ không phải những yêu cầu áp đặt. Connect 1:1 có thể sẽ bao gồm với HR, với quản lý trực tiếp, với BOD...
Tổng kết và đánh giá: Sau khi nhân viên mới hoàn thành chương trình onboarding thì cần có họp tổng kết đánh giá dựa trên kết quả và data ghi nhận qua từng giai đoạn, từng buổi connect 1:1 đã thực hiện. Từ đó, quản lý trực tiếp và nhân viên sẽ có những điều cho phù hợp để nâng cao hiệu suất làm việc và các vấn đề liên quan. Cũng như HR sẽ sử dụng đây là căn cứ để tối ưu hơn nữa chương trình onboarding sau này.
Tại sao công ty nên có quy trình Onboarding?
Quy trình onboarding không phải là một yêu cầu bắt buộc, một số công ty nhỏ hoặc rất ít nhân viên thì chỉ gói gọn ở buổi Hội nhập nhân viên mới (Orientation), hoặc có công ty thì vẫn thực hiện Onboarding nhưng không theo một khung chương trình chuẩn mà tuỳ từng BU (Business Unit) hoặc phòng ban tự thực hiện theo cách mà họ cho rằng sẽ hiệu quả.
Cho nên, với các công ty đông nhân viên, nhiều phòng ban, nhiều quy trình thì việc xây dựng một quy trình Onboarding bài bản sẽ giúp đồng nhất thực hiện, giúp đánh giá được hiệu quả so với chi phí bỏ ra, tối ưu theo thời gian. Và, những lợi ích nổi bật nhất mà chúng ta có thể trả lời cho câu hỏi Tại sao công ty nên có quy trình Onboarding? bao gồm:
Giảm tỷ lệ nghỉ việc trong giai đoạn đầu gia nhập: Theo một thống kê không chính thức thì có đến trên 50% nhân viên mới rời đi trong 2 tháng đầu thử việc vì cảm thấy mình không thuộc về tổ chức đó, khó khăn khi tìm hiểu các quy trình và phối hợp với các phòng ban khác. Có nơi tỷ lệ này lên đến 90%, đặc biệt là các bộ phận như sales, vận hành sản xuất...
Tăng nhận diện thương hiệu tuyển dụng: Trong trường hợp xấu nhất là nhân viên mới vẫn rời bỏ tổ chức, thì những gì họ được chào đón và giúp đỡ trong thời gian đầu gia nhập vẫn đọng lại trong họ những điều tốt đẹp; Họ sẵn sàng nói tốt về công ty khi được nhắc đến hoặc giới thiệu các ứng viên khác trong network cá nhân họ. Và biết đâu, họ sẽ quay lại vào một thời điểm thích hợp nào đó.
Tăng trải nghiệm nhân viên: Trong chúng ta, có lẽ ai cũng sẽ luôn ấn tượng với ngày đầu đi làm. Chương trình onboarding sẽ giúp giải quyết các khó khăn, bỡ ngỡ ban đầu ấy; Họ không bị cô đơn, lạc lõng và luôn được sự giúp đỡ khi cần. Đặc biệt với các bạn gen Z bây giờ, trải nghiệm nhân viên là một trong các yếu tố quan trọng để họ quyết định gắn bó với một tổ chức nào đó hay không.
Tăng năng suất lao động: Như đã tìm hiểu ở trên, thì các giai đoạn của onboarding giúp nhân viên mới nhanh chóng am hiểu về công ty, về sản phẩm, giảm thiểu tối đa thời gian cho các vấn đề không cần thiết và không trọng tâm. Từ đó giúp nhân viên mới nhanh chóng bắt nhịp và phát huy năng lực sớm nhất có thể.
Tiết giảm chi phí tuyển dụng: Nhiều công ty bỏ qua phần thống kê và phân tích chi phí tuyển dụng, nên không quá coi trọng onboarding vì nghĩ rằng nó mất thời gian và tốn tiền. Tuy nhiên, thực tế giữ chân được nhân sự phù hợp theo mình chắc chắn sẽ tối ưu hơn nhiều so với việc tuyển dụng thay thế liên tục và nhân viên mới chưa kịp tạo ra giá trị gì nhiều cho công ty.
Và, vân vân và mây mây, rất rất nhiều lợi ích khác mà mình chưa thể liệt kê hết trong bài học này. Nếu có thể thì mình sẽ bổ sung thêm một vài ví dụ cụ thể về Chương trình onboarding đơn giản nào đó để dễ hình dung ở bài học khác bạn nhé!
Hãy ủng hộ tác giả bằng cách đăng ký kênh Youtube và Fanpage FB với từ khóa HRVN ACADEMY. Trân trọng