Trong bài học này, mình cùng tìm hiểu các hướng dẫn chi tiết để một bạn newbie có thể hiểu và thiết kế được một bảng lương đơn giản trên excel.
Chào mừng các bạn đang đến với series các bài học trong Khoá học C&B cơ bản cho người mới (newbie) hoàn toàn miễn phí. Tôi là Thành HR sẽ đồng hành cùng bạn trong khoá học này. Và chủ đề mà chúng ta cùng nhau tìm hiểu ngày hôm nay là Cách thiết kế bảng lương bằng excel.
Một nhiệm vụ khá quan trọng trong công tác C&B đó là tính lương cho người lao động. Thông thường ở các công ty sẽ có sẵn mẫu bảng lương bằng excel và bạn cứ thể mà làm thôi. Và khi làm đủ lâu, nắm rõ và thuần thục công việc ở đó thì bạn có thể cân nhắc việc tối ưu lại theo hướng đơn giản và khoa học.
Hiện tại cũng không ít công ty đã áp dụng phần mềm cho việc tính lương, đặc biệt là những công ty có quy chế lương đơn giản, rõ ràng sẽ rất dễ áp dụng phần mềm. Tuy nhiên, là một newbie (người mới) đang tìm hiểu, bạn cũng cần biết cách để thiết lập một bảng lương trên excel thì sau này dễ nắm bắt công việc hơn. Cùng mình bắt đầu bạn nhé!
{tocify} $title={Xem Menu bài viết}
Các dữ liệu cần có để thiết kế bảng lương
Để có thể thiết kế và tính lương trên excel thì bạn sẽ phải cần có dữ liệu để đưa vào bảng lương, bao gồm như sau:
- Bảng chấm công: Để đồng bộ và dễ dàng chạy dữ liệu từ bảng chấm công vào file tính lương, thì P. Nhân sự nên làm sẵn file mẫu cho các bộ phận. Họ sẽ tổng hợp bảng chấm công và gửi theo file mẫu này, sau đó bạn chỉ việc kiểm tra chéo lại mà thôi.
- Bảng đánh giá KPI / Bonus: Nếu công ty bạn có áp dụng chi trả thưởng KPI hoặc Bonus theo tháng thì bạn cần yêu cầu các bộ phận gửi bảng đánh giá chi tiết và số tiền tương ứng theo đúng deadline đưa ra. Đảm bảo file đánh giá có đầy đủ tiêu chí và số tiền, bạn cũng sẽ phải chạy công thức kiểm tra lại tính chính xác một lần nữa trước khi up vào bảng lương.
- Thang bảng lương / Quy chế lương thưởng: Nếu đây là lần đầu bạn tính lương cho phòng ban, bộ phận đó thì cần đối chiếu với quy chế lương để đảm bảo không tính sai level lương của họ. Bởi vì tính sai thì việc truy thu lại sẽ khó khăn. Còn các lần sau thì bạn chỉ cần theo dõi chuyển bậc hoặc khi có nhân viên thay đổi thu nhập, có nhân viên mới mà thôi.
- Thuế TNCN, BHXH: Mỗi vị trí sẽ có một mức đóng BHXH khác nhau, nên bạn cần lập một sheet theo dõi riêng và làm sớm trước ngày tính lương, tới lúc đó chỉ cần chạy dữ liệu sang sheet lương chính là xong. Còn với Thuế TNCN thì bạn cần lưu ý phần giảm trừ gia cảnh nếu có để không tính nhầm.
- Và một số dữ liệu khác: Tùy theo chính sách và quy định của công ty bạn.
Cách thiết kế bảng lương bằng excel
Doanh nghiệp được quyền tự thiết kế form bảng lương tùy theo đặc thù của doanh nghiệp và không được trái với quy định của Bộ luật Lao động, nên nó sẽ không giống nhau ở các công ty. Tuy nhiên, sẽ có những điểm chung mà bất kỳ file bảng lương nào cũng phải có. Bao gồm các cột dữ liệu sau:
1. Tính nhóm lương cố định (lương cứng):
- Các thông tin cơ bản: Số thứ tự, Họ và tên, Mã nhân viên, chức vụ
- Mức lương chính, phụ cấp: Phần này bạn lấy dữ liệu từ Quy chế lương theo đúng level lương của nhân viên đó
- Tổng thu nhập lương cứng: Căn cứ trên ngày công thực tế của người lao động để bạn tính ra mức lương tạm gọi là Total 1.
Công định mức: Tùy từng công ty quy định trong quy chế lương, thưởng
Total 1 = Công thực tế / Công định mức x (Mức lương level + Total Phụ cấp)
2. Tính nhóm lương thay đổi hàng tháng:
Nhóm lương này sẽ bao gồm các khoản như: Lương tăng ca, Thưởng KPI, Thưởng bonus, Thưởng Lễ, Tết, thưởng đột xuất...Mình sẽ nhóm các phần lương này gần nhau để dễ nhìn và dễ kiểm tra khi cần. Bạn nên tạo một sheet KPI / Bonus riêng và sau đó chạy dữ liệu qua sheet lương chính để không bị rối
Total 2 = Tăng ca / KPI / Bonus / Thưởng khác...
3. Tính nhóm các khoản giảm trừ trong lương:
Nhóm giảm trừ trên lương thường sẽ bao gồm các khoản như: Các khoản bảo hiểm bắt buộc, Thuế TNCN, khoản tạm ứng lương, truy thu lương...Với các khoản này mình cũng khuyến khích các bạn tạo sheet phụ và chạy dữ liệu qua sheet lương chính để tránh sai sót và có thể làm trước, sau đó khi tính lương sẽ không mất thời gian kiểm tra lại.
Total 3 = Các khoản giảm trừ
4. Tổng lương và thực nhận
Và cuối cũng là ra dữ liệu tổng lương, lương thực nhận cuối cùng sau khi đã giảm trừ các khoản bắt buộc. Thông thường, bảng lương đã set up sẵn công thức nên bước này nó sẽ tự chạy cho bạn. Tuy nhiên, bạn nên kiểm tra vài mẫu ngẫu nhiên ở đầu, giữa và cuối bảng lương để chắc chắn không phát sinh lỗi công thức.
Total = Total 1 + Total 2 - Total 3
Các nguyên tắc khi thiết kế bảng lương bằng excel
Để đảm bảo hạn chế tối đa sai sót trong quá trình tính lương cho người lao động, bạn cần phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây khi thiết kế bảng lương:
Thiết kế các nhóm lương theo thứ tự ưu tiên: Như mình đã hướng dẫn việc thiết kế bảng lương trên, bạn sẽ nhóm thành 3 hoặc 4 nhóm gồm:
- Nhóm lương không thường xuyên: Như các khoản thưởng Lễ Tết, Thưởng khác, Tăng ca,..
- Nhóm giảm trừ lương: Các khoản bảo hiểm bắt buộc, thuế TNCN, tạm ứng lương, truy thu lương...
Không chỉnh sửa cột và công thức: Rất nhiều bạn khi tính lương, nếu có phát sinh một trường hợp nào đó là chỉnh công thức bảng lương chung, và đến kỳ lương tháng sau không nhớ nên cứ thế mà kéo công thức chạy. Việc này rất dễ phát sinh sai sót hàng loạt mà bạn không phát hiện ra.
Hoặc là bạn thêm, bớt cột trên bảng lương chúng cũng sẽ gây hậu quả tương tự. Khi cần thêm cột thì hãy thêm sau cùng bảng excel và nhớ highlight lại trên đó để tháng sau bạn nhớ để điều chỉnh lại cho đúng.
Nên sử dụng sheet phụ: Với các bảng dữ liệu như các khoản bảo hiểm phải thu, thưởng KPI, Bonus...bạn nên làm sẵn trước để có thời gian kiểm tra, sau đó chỉ việc chạy dữ liệu vào bảng lương chính là xong. Việc này giúp hạn chế tối đa sai sót và không làm rối bảng lương chính.
Thiết kế phải đảm tính logic: Khi bạn cần tổng hợp dữ liệu lương chi tiết để làm báo cáo sẽ không bị rối và khó khăn. Hoặc là bạn có thể tạo payslip (phiếu lương) từ bảng lương để gửi mail cho nhân viên. Đây là điểm yếu của excel không thuận tiện bằng việc dùng phần mềm tính lương.
Các công thức excel thường dùng trong bảng lương
Trong phần này, mình chỉ giới thiệu đến các bạn một số công thức thường dùng để tính lương bằng excel. Mình không đi sâu vào hướng dẫn chi tiêt các công thức, nên các bạn có thể tìm hiểu các hướng dẫn về excel trên internet rất nhiều như: thuthuatexcel, hocexcel...hoàn toàn miễn phí. Còn nếu bạn có điều kiện thì có thể tham khảo các khóa học online về excel như: Học excel từ công việc thực tế, Các mẹo excel cơ bản...
Hàm VLOOKUP: Thường được sử dụng khi bạn cần dò tìm dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng dọc và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng ngang tương ứng. Bạn có thể dùng hàm VLOOK UP để lấy dữ liệu từ sheet phụ qua, hoặc dò dữ liệu level lương theo mã nhân viên từ một bảng khác...
Lookup value: Giá trị cần dò tìm, có thể điền giá trị trực tiếp hoặc tham chiếu tới một ô trên bảng tính.
Table array: Bảng giới hạn để dò tìm.
Col index num: Số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm, tính từ trái qua phải.
Range lookup: Tìm kiếm chính xác hay tìm kiếm tương đối với bảng giới hạn, nếu bỏ qua thì mặc định là 1.
Nếu Range lookup = 1 (TRUE): dò tìm tương đối.
Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): dò tìm chính xác.
Hàm HLOOKUP: Thường được sử dụng khi bạn cần dò tìm kiếm giá trị trong hàng của bảng tham chiếu hoặc mảng giá trị có cú pháp lệnh đơn giản áp dụng khi các giá trị nằm trên hàng ngang.
Trong đó: Lookup value: Giá trị tuyệt đối của bảng tham chiếu đầu tiên cần tìm giá trị. Table array: Phải để ở dạng địa chỉ tuyệt đối (bằng cách chọn bảng và nhấn F4), khi chọn không quét tiêu đề. Row index Num: Số thứ tự từ trên xuống dưới bắt đầu từ số 1 cần lấy giá trị trong bảng tham chiếu. Range lookup: Nếu là 1 (True) là dò tìm tương đối, 0 (False) là thực hiện dò tìm chính xác.
Các hàm ngày tháng năm: YEAR, MONTH, DAY
Các hàm hỗ trợ tính toán: SUM, IF, SUMIF, SUMIFS, COUNT, COUNTIF, COUNTIFS, OR, AND, COUNTA, SUBTOTAL...
Các hàm làm tròn số: ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN...
Trên đây là các hướng dẫn chi tiết để một bạn newbie có thể hiểu và thiết kế được một bảng lương đơn giản trên excel. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay đóng góp cho bài học, vui lòng để lại comment bên dưới. Mình sẽ trả lời cho các bạn trong thời gian sớm nhất. Trân trọng.
Bạn có thể tham file Bảng lương mẫu bằng excel đính kèm bên dưới để có thể hình dung cách làm cụ thể và thực tế nhé!
