Cách in Hợp đồng Lao động hàng loạt bằng Mail Merge

Hiện tại, nhiều công ty đã ứng dụng công nghệ và số hóa tài liệu hồ sơ giấy tờ, trong đó có cả Phòng Nhân sự. Và việc in Hợp đồng lao động cũng vậy, bạn đã có thể sử dụng phần mềm quản lý Nhân sự và in trực tiếp một cách nhanh chóng và chính xác. 

Tuy nhiên, nếu công ty bạn làm vẫn còn đang dùng cách thủ công thì cũng không sao cả. Nó đòi hỏi bạn phải có một chút kỹ năng tin học là có thể thực hiện được. Và cách chúng ta sẽ làm là dùng Mail Merge trong Office 2016.

Như chúng ta đã biết, Mail Merge là một tính năng khá hay, nó có giúp chúng ta soạn và in hàng loạt những tài liệu có cùng nội dung nhưng khác nhau ở một vài thông tin như: Hợp đồng Lao động, Thư mời phỏng vấn, Thư mời nhận việc, Quyết định nghỉ việc...một cách rất nhanh chóng và dễ dàng.

Chào mừng các bạn đang đến với series các bài học trong Khoá học C&B cơ bản cho người mới (newbie) hoàn toàn miễn phí. Tôi là Thành HR sẽ đồng hành cùng bạn trong khoá học này. Và chủ đề mà chúng ta cùng nhau tìm hiểu ngày hôm nay là Cách in Hợp đồng Lao động hàng loạt bằng Mail Merge trong Office 2016.

Cần chuẩn bị gì trước khi in Hợp đồng lao động

Mẫu Hợp đồng lao động của Công ty trên file word 2016, để trống các phần cần thay đổi như: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, CMND...

File excel 2016 gồm các trường (cột) dữ liệu mà bạn muốn trộn vào file word mẫu Hợp đồng lao động trên để in hàng loạt. Bao gồm các cột như: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, CMND...

Các bước trộn dữ liệu và in Hợp đồng Lao động

Bước 1: Mở file mẫu Hợp đồng Lao động, từ tab Mailings, bạn hãy nhấp vào lệnh Start Mail Merge và chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard từ menu thả xuống.

Bước 2: Lúc này cửa sổ Mail Merge sẽ xuất hiện bên phải, bạn chọn Letter và chọn tiếp Next start document → Bấm next sang bước 2, bước 3

Bước 3: Bạn chọn Use an existing list, sau đó bấm Browse để chọn tệp excel dữ liệu mà bạn đã tạo và lúc lại ở ban đầu. Sau khi tìm đến thư mục lưu file excel dữ liệu, lúc này sẽ hiện ra một bảng để bạn chọn sheet có dữ liệu bạn cần để lấy trộn vào file word

Bước 4: Sau khi bấm OK, bạn chọn  Edit Recipient List để hiện tất cả các trường trong file excel. Sau đó bạn chọn / bỏ chọn bằng dấu stick.

Bước 5: Tại file word hợp đồng mẫu, bạn cần chèn các trường đã chọn trên vào các vị trí tương ứng bằng cách đặt con trỏ chuột lần lượt vào mỗi vị trí trên bản hợp đồng cần chèn thông tin thay thế, nhấp chuột vào Tab Insert Merge Field rồi chọn trường tương ứng.

Bước 6: Bạn kiểm tra kết quả thực hiện bằng cách nhấn vào tab Preview Results, sau đó nhấn in tại tab Finish & Merge

Vậy là mình đã hoàn thành bài học Cách in Hợp đồng Lao động hàng loạt bằng Mail Merge. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng để lại comment bên dưới. Chúc bạn thành công.