Chào mừng bạn đến với loạt bài học trong Khóa học C&B cơ bản cho người mới bắt đầu, hoàn toàn miễn phí. Tôi là Thành HR, người sẽ đồng hành cùng bạn trong khóa học này. Hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu về việc Quản lý dữ liệu nhân sự (Data HR) bằng Excel.
Data HR là gì?
Như đã đề cập trong bài học Công việc C&B là làm gì?, việc nhập và quản lý Data HR là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà người làm C&B cần nắm vững. Data HR là danh sách thông tin nhân viên trong công ty, được quản lý trên phần mềm hoặc file Excel tùy theo quy mô doanh nghiệp.
Trong bài học này, chúng ta sẽ tập trung vào cách lập và quản lý Data HR bằng file Excel. Sau này, khi bạn đi làm, tùy theo phần mềm mà công ty sử dụng, bạn sẽ có tài liệu hướng dẫn chi tiết.
Thông tin Data HR được bộ phận C&B tiếp nhận từ bộ phận tuyển dụng, sau đó được nhập lên phần mềm hoặc thủ công vào file Excel. Tiếp theo, các thông tin này sẽ được cập nhật và quản lý trong suốt quá trình làm việc của nhân viên. Điều này có thể bao gồm cả việc quản lý hồ sơ xin việc bản cứng của nhân viên.
Thế nào là một file Data HR đầy đủ?
Không có một quy chuẩn cố định nào cho việc quản lý Data HR. Tuy nhiên, một file Data HR thường cần có các mục chính sau:
- Thông tin cá nhân nhân viên: Bao gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, số CMND, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ thường trú và tạm trú, trình độ học vấn, chuyên môn và kinh nghiệm. Đây là các thông tin bắt buộc để quản lý nhân viên và báo cáo lao động lên Phòng Lao động, khai báo Bảo hiểm Xã hội, cũng như in hợp đồng lao động, chúc mừng sinh nhật nhân viên, v.v.
- Thông tin về gia đình: Mặc dù không bắt buộc, phần này khuyến khích nên có hoặc có thể thay thế bằng thông tin liên hệ người thân. Điều này giúp công ty có thể liên hệ được với gia đình nhân viên trong trường hợp khẩn cấp.
- Thông tin về quá trình làm việc: Bao gồm ngày nhận việc, các loại hợp đồng đã ký, thuyên chuyển phòng ban, thăng tiến, v.v. Những thông tin này là dữ liệu quan trọng để tính lương cũng như dự trù chi phí quỹ lương hàng năm, đồng thời là cơ sở để thống kê và phân tích cho ban lãnh đạo trong việc đánh giá và phát triển nhân sự hàng năm.
- Hồ sơ thuế TNCN, BHXH: Bạn nên tích hợp phần này vào file Data HR để việc quản lý và tra cứu dễ dàng hơn. Tuy nhiên, nếu công ty có nhiều nhân viên và việc tích hợp quá nhiều dữ liệu khiến file Excel trở nên nặng nề hoặc không cần thiết, bạn có thể quản lý bằng một file riêng biệt.
Các lưu ý khi quản lý Data HR bằng Excel
Việc quản lý Data HR bằng Excel đòi hỏi bạn phải tuân thủ một số nguyên tắc nhất định để đảm bảo dữ liệu được quản lý một cách hiệu quả và an toàn:
- Đảm bảo thông tin nhân viên chính xác: Dù bạn là người trực tiếp nhập dữ liệu hay nhận dữ liệu từ bộ phận tuyển dụng, bạn cần đối chiếu với bản cứng ít nhất một lần để hạn chế tối đa sai sót. Đối với người làm C&B, việc làm đúng ngay từ đầu giúp hạn chế các phát sinh phải điều chỉnh sau này.
- Có thể xuất báo cáo dễ dàng: Hãy liệt kê các loại dữ liệu mà bạn cần thống kê để làm báo cáo hàng tháng, hàng năm, và dựa trên đó để sắp xếp các cột, hàng, và công thức một cách hợp lý. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian khi cần lấy dữ liệu.
- Bảo mật thông tin: Nếu file Data HR chứa các thông tin nhạy cảm như mức lương, đánh giá nhân viên, v.v., bạn cần đặt mật khẩu bảo vệ để tránh lộ thông tin ra ngoài, gây ảnh hưởng đến công ty.
- Sao lưu và backup dữ liệu thường xuyên: Sử dụng file Excel có rủi ro mất dữ liệu nếu bạn vô tình xóa nhầm hoặc bị người khác cố tình phá hoại. Vì vậy, hãy tạo một thư mục backup để sao lưu dữ liệu thường xuyên, tốt nhất là hàng tuần hoặc mỗi 3 ngày một lần.
Ví dụ thực tế: Công ty XYZ và quản lý Data HR bằng Excel
Hãy xem xét một ví dụ từ công ty XYZ, một doanh nghiệp vừa và nhỏ với khoảng 200 nhân viên. Ban đầu, công ty quản lý Data HR bằng phần mềm riêng, nhưng do chi phí bảo trì và đào tạo cao, họ đã chuyển sang sử dụng Excel. Bằng cách thiết kế một file Excel với các tab riêng cho từng loại dữ liệu (thông tin cá nhân, quá trình làm việc, thuế TNCN, BHXH), họ đã giảm thiểu chi phí và vẫn duy trì được tính hiệu quả trong quản lý.
Công ty XYZ cũng đảm bảo tính bảo mật bằng cách đặt mật khẩu cho các file quan trọng và sao lưu dữ liệu hàng ngày lên Google Drive. Khi nhân viên nghỉ việc, thông tin của họ được chuyển sang một file Excel khác để lưu trữ lâu dài, trong khi file chính chỉ chứa thông tin của nhân viên đang làm việc. Việc này giúp file chính luôn nhẹ và dễ truy cập.
Hướng dẫn thực hành: Quản lý Data HR bằng Excel
Dưới đây là các bước thực hành giúp bạn tạo và quản lý Data HR bằng Excel một cách hiệu quả:
Bước 1: Tạo file Excel mới và thiết lập các sheet dữ liệu
Đầu tiên, bạn cần tạo một file Excel mới với các sheet dữ liệu tương ứng với các loại thông tin bạn sẽ quản lý. Ví dụ:
- Sheet "Thông tin cá nhân": Chứa các cột như Họ tên, Ngày sinh, CMND, Địa chỉ, Trình độ học vấn, v.v.
- Sheet "Quá trình làm việc": Chứa các cột như Ngày nhận việc, Loại hợp đồng, Phòng ban, Thăng tiến, v.v.
- Sheet "Thuế TNCN & BHXH": Chứa các cột như Mã số thuế, Số BHXH, Ngày tham gia, Mức đóng, v.v.
Bước 2: Nhập dữ liệu
Bắt đầu nhập dữ liệu cho từng nhân viên vào các sheet tương ứng. Hãy đảm bảo rằng dữ liệu nhập vào chính xác và đầy đủ. Nếu bạn nhận dữ liệu từ bộ phận tuyển dụng, hãy đối chiếu với hồ sơ cứng để đảm bảo không có sai sót.
Bước 3: Thiết lập công thức và các hàm Excel
Để tối ưu hóa việc quản lý dữ liệu, bạn cần sử dụng các công thức và hàm Excel như =VLOOKUP(), =SUMIF(), =COUNTIF() để tự động tính toán và thống kê dữ liệu. Ví dụ:
- Sử dụng
=VLOOKUP()để tự động điền thông tin nhân viên dựa trên mã số nhân viên. - Sử dụng
=SUMIF()để tính tổng lương của nhân viên trong một phòng ban cụ thể. - Sử dụng
=COUNTIF()để đếm số lượng nhân viên theo từng trình độ học vấn.
Bước 4: Tạo báo cáo tự động
Sử dụng Pivot Table hoặc các công thức phức tạp để tạo các báo cáo tự động từ dữ liệu đã nhập. Ví dụ, bạn có thể tạo báo cáo tổng số nhân viên theo phòng ban, báo cáo tiền lương theo cấp bậc, v.v. Các báo cáo này sẽ giúp bạn dễ dàng trình bày dữ liệu cho ban lãnh đạo.
Bước 5: Bảo mật và sao lưu dữ liệu
Sau khi hoàn tất việc nhập và quản lý dữ liệu, hãy đặt mật khẩu bảo vệ file Excel để đảm bảo thông tin không bị rò rỉ. Ngoài ra, hãy thiết lập lịch sao lưu dữ liệu lên Google Drive hoặc các nền tảng lưu trữ đám mây khác để tránh rủi ro mất dữ liệu.
Tương lai của quản lý Data HR
Với xu hướng số hóa dữ liệu hiện nay, việc quản lý dữ liệu nhân sự qua Excel có thể sẽ sớm được thay thế hoàn toàn bằng các phần mềm quản lý chuyên dụng. Các phần mềm này không chỉ giúp bảo mật thông tin tốt hơn mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, phân tích và báo cáo dữ liệu. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc đang trong giai đoạn chuyển đổi số, việc quản lý Data HR bằng Excel vẫn là giải pháp hợp lý, kinh tế và hiệu quả.
Nếu bạn chưa tự tin về kỹ năng Excel của mình, hãy tham khảo khóa học Trở thành chuyên gia Excel trong 8 giờ để cải thiện khả năng và nâng cao hiệu quả công việc.