Nghề Nhân sự là làm gì?

Chào mừng các bạn đang đến với series các bài học trong series Hỏi đáp Nghề Nhân sự cho người mới (newbie) hoàn toàn miễn phí. Tôi là Thành HR sẽ đồng hành cùng bạn trong khoá học này. Và chủ đề mà chúng ta cùng nhau tìm hiểu ngày hôm nay là Nghề Nhân sự là làm gì?

Nghề Nhân sự là làm gì?

Nghề Nhân sự trong tổ chức được ví như là nghề làm dâu trăm họ. Nhiệm vụ chính của người làm Nhân sự là duy trì ổn định số lượng nhân viên trong công ty qua việc tuyển dụng và đào tạo, thực hiện công tác lương thưởng và phúc lợi, giải quyết quan hệ lao động... Nhằm thúc đẩy sự sáng tạo và tăng năng suất lao động, tạo sự gắn bó của nhân viên trong doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động ổn định và phát triển bền vững.

Ngoài ra, người làm nghề Nhân sự còn là cầu nối trung gian để giúp cân bằng giữa quyền lợi, trách nhiệm của người sử dụng lao động và người lao động. Để làm được điều đó thì đòi hỏi rất nhiều kỹ năng, bao gồm nhưng không giới hạn tất cả các công việc để hoàn thành nhiệm vụ chính đã nêu.

Nếu bạn là những newbie (người mới) và chọn theo đuổi Nghề Nhân sự, hãy cùng mình tìm hiểu các chức năng chính thuộc phòng Nhân sự. Tùy theo quy mô từng công ty, có thể nó được chuyên môn hóa thành từng bộ phận hoặc do một chuyên viên nhân sự tổng hợp làm tất cả công việc này.

Và trong bài học Nghề Nhân sự là làm gì mình sẽ cùng nhau tìm hiểu ở mức độ tổng quan để các bạn dễ hình dung. Với cách trình bày bình dân và đơn giản. Còn chi tiết từng chức năng mình sẽ cùng tìm hiểu ở các bài học chuyên sâu sau này các bạn nhé!

Tuyển dụng / Thu hút nhân tài

Bộ phận tuyển dụng có nhiệm vụ duy trì việc tuyển mới hoặc tuyển bù nghỉ cho tất cả các phòng ban trong công ty. Vì như các bạn cũng biết, thì không có nhân viên nào phải cam kết làm việc suốt đời cho một tổ chức cả, nên việc tuyển bù nghỉ là bình thường.

Đây là bộ phận khá quan trọng nhằm duy trì đủ số lượng nhân viên cho Công ty hoạt động, sản xuất hoặc mở rộng. Tùy theo từng thời kỳ mà quy mô số lượng nhân sự có thể khác nhau để đảm bảo kế hoạch kinh doanh của năm đó.

Trong chức năng tuyển dụng gần đây còn có khái niệm thu hút nhân tài (Talent Acquisition) để nói về một chiến lược nhân sự dài hạn hơn. Bao gồm các công tác như: Xây dựng thương hiệu tuyển dụng, hoạch định và dự báo nguồn nhân sự đó trên thị trường và trong tương lai để có thể thu hút và tuyển dụng được những tài năng về làm tại công ty.

Đào tạo & Phát triển

Bộ phận đào tạo có nhiệm vụ phân tích nhu cầu và xây dựng kế hoạch đào tạo hàng năm cho toàn bộ nhân viên công ty theo tháng, quý, năm. Bao gồm tự đào tạo nội bộ và thuê ngoài. Tuy nhiên, thường một số công ty Việt Nam hay bỏ qua và không có bộ phận này vì hiệu quả của nó thường hơi khó đo lường trong một sớm một chiều.

Đào tạo nội bộ bao gồm các buổi đào tạo văn hoá doanh nghiệp giúp nhân viên hiểu hơn về lịch sử của doanh nghiệp, định hướng phát triển hiện tại và tương lai, các cơ hội thăng tiến dành cho nhân viên. Các buổi đào tạo kỹ năng mềm, đào tạo chuyên môn giúp nhân viên nâng cao hiệu suất công việc, thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới.

Khi thị trường lao động có xu hướng mới hay ho, thì bộ phận đào tạo có thể nghiên cứu và so sánh với đối thủ và có thể thuê ngoài chuyên gia để đào tạo. Các hạng mục có thể thuê ngoài như: Làm mới văn hóa doanh nghiệp vốn đã quá cũ kỹ, nâng cao năng lực quản lý cho các cấp trưởng phòng trở lên...

Tiền lương và Phúc lợi (C&B)

Bộ phận C&B (Compensation & Benefit) có các nhiệm vụ liên quan đến tiền lương, thưởng, chế độ phúc lợi và giải quyết quan hệ lao động. Đây gần như là bộ phận "chăm lo đời sống" cho các nhân viên, và là bộ phận tiếp xúc và lắng nghe các phản hồi từ nhân viên về các chính sách của công ty. Các công tác chính của bộ phận C&B bao gồm:

Xây dựng quy chế và thực hiện tính lương: Xây dựng cơ chế và chính sách, thang bảng lương hàng năm cho công ty đảm bảo đúng quy định của Bộ luật lao động hiện hành. Tính và chi trả lương theo quy chế đã ban hành, đảm bảo tính nhanh chóng và chính xác.

Bảo hiểm xã hội (BHXH) và Thuế TNCN: Đảm bảo công tác phúc lợi như thực hiện các công tác liên quan đến Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm thất nghiệp, Thuế thu nhập cá nhân và các quyền lợi đi kèm khác của người lao động.

Đánh giá nhân viên hàng năm: Căn cứ trên kế hoạch kinh doanh hàng năm của ban lãnh đạo, người làm Nhân sự sẽ làm công tác đánh giá năng lực hàng năm để có cơ sở tưởng thưởng, vinh danh hàng năm hoặc thay thế những nhân viên làm việc kém hiệu quả.

Quan hệ lao động: Giải quyết các tranh chấp, khiếu nại, quyền lợi của người lao động, cũng như thay mặt công ty triển khai các chính sách mới của công ty đến toàn thể nhân viên. Đảm bảo tính chính xác và chính thống. Không để các thông tin hành lang lan truyền theo chiều ngang gây sai lệch trong tổ chức.

Văn hóa doanh nghiệp

Thường xuyên đề xuất tổ chức các hoạt động phong trào trong nội bộ hoặc mở rộng ra ngoài cộng đồng. Nhằm tạo sự gắn kết nhân viên lại với nhau trong nội bộ phòng ban đó hoặc toàn thể các phòng ban trong công ty. Đây là một trong các hoạt động đóng vai trò giúp duy trì tốt văn hóa doanh nghiệp.

Các hoạt động này thường phải căn cứ trên chi phí được phân bổ hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Ngoài ra, có thể phát động một số phong trào gây quỹ tự đóng góp để đa dạng hóa hơn các hoạt động như các hoạt động thiện nguyện, giúp đỡ các hoàn cảnh khó khăn trong chính nội bộ công ty.

Tất nhiên, Văn hóa doanh nghiệp không chỉ gói gọn trong phạm trù các hoạt động nội bộ mà còn rất nhiều thứ liên quan đến nó như: Các chương trình thi đua, đào tạo, phúc lợi và lộ trình thăng tiến cho nhân viên... Và Văn hóa doanh nghiệp thường không giống nhau ở mỗi công ty. Mình sẽ cùng làm rõ hơn vào một bài học khác.

Hiện tại, đa số các doanh nghiệp Việt Nam đã nhận thức được tầm quan trọng của các hoạt động này. Tuy nhiên, vẫn còn manh mún, nhỏ lẻ, làm tùy hứng và không có một kế hoạch bài bản dài hạn mà phụ thuộc vào doanh thu của quý đó, năm đó nên chưa thực sự phát huy được hết ý nghĩa và hiệu quả của nó.

Lưu ý là có một số Công ty, đặc biệt là công ty lớn có nhiều phòng ban, hay các tập đoàn đa quốc gia thì bộ phận này có thể tách ra thành một phòng ban độc lập. Có thể sẽ kết hợp luôn vào bộ phận truyền thông nội bộ để tăng tính tương tác và lan tỏa tới toàn thể nhân viên, dễ gây hiệu ứng rộng hơn.

Công tác hành chính văn thư

Thực hiện các công tác văn thư, lưu trữ, mua sắm và quản lý trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty. Quản trị cơ sở hạ tầng, vật chất, phòng cháy chữa cháy,... Kiểm soát chi phí hành chính và tránh gây lãng phí, thất thoát tài sản cho công ty.

Một số công ty quy mô nhỏ, thì bộ phận này thuộc trong phòng Nhân sự để tiết giảm chi phí. Nhưng nếu công ty quy mô lớn, có nhiều tài sản thì cần tách riêng để chuyên môn hóa và có quy trình bài bản để quản lý tài sản, hồ sơ giấy tờ tốt hơn.

Tuỳ theo sơ đồ tổ chức của mỗi Công ty có thể sẽ có khác biệt với chia sẻ ở trên. Tuy nhiên về cơ bản là giống nhau. Hy vọng bạn đã có cái nhìn tổng thể hơn về Nghề nhân sự để có những bước chuẩn bị tốt hơn khi gia nhập và thăng tiến với nghề này.

Trên đây là các chức năng chính mà mình liệt kê một cách dễ hiểu theo mô hình các công ty nhỏ để các bạn mới (newbie) dễ hình dung. Nó sẽ chưa đầy đủ đối với các công ty lớn, quy mô tập đoàn và mang tính chuyên nghiệp cao. Bạn có thể xem thêm ở khóa học Nhân sự nâng cao nhé!

Chúc các bạn thành công.