Công việc Tuyển dụng là làm gì?

Sau đây là trình tự các công việc chính mà một Chuyên viên tuyển dụng phải làm, nó có thể đúng hoặc không đúng với tất cả các công ty, nhưng các bước cơ bản là như nhau.

Chào mừng các bạn đang đến với series các bài học trong Khoá học Tuyển dụng cơ bản cho người mới (newbie) hoàn toàn miễn phí. Tôi là Thành HR sẽ đồng hành cùng bạn trong khoá học này. Và chủ đề mà chúng ta cùng nhau tìm hiểu ngày hôm nay là Công việc tuyển dụng là làm gì?

Trong bài học này, mình sẽ không trình bày theo sơ đồ của Bản Mô tả công việc dành cho vị trí tuyển dụng. Mà sẽ diễn giải bằng cách là liệt kê ra tất cả các công việc mà một bạn chuyên viên tuyển dụng phải làm hàng ngày. Để bạn là một người ngoại đạo, chưa biết gì về tuyển dụng cũng sẽ dễ hình dung và ra quyết định có nên theo đuổi nó hay không?

Sau đây là trình tự các công việc chính mà một Chuyên viên tuyển dụng phải làm, nó có thể đúng hoặc không đúng với tất cả các công ty, nhưng các bước cơ bản là như nhau. Nào, mình cùng bắt đầu bài học đầu tiên trong Khoá học tuyển dụng cho người mới nha!

Tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban

Khi có nhu cầu tuyển dụng thay thế hoặc bổ sung, các phòng ban sẽ gửi đề xuất tuyển dụng đã được Ban lãnh đạo phê duyệt theo mẫu (hoặc không theo mẫu nếu công ty chưa có quy trình chuẩn), hoặc có thể gửi đề xuất qua email. 

Phiếu yêu cầu tuyển dụng này sẽ có đầy đủ mô tả chi tiết về yêu cầu vị trí cần tuyển như: trình độ, yêu cầu kinh nghiệm, kỹ năng, và các yêu cầu đặc biệt khác… Và thời gian bạn phải tuyển được người chuyển cho phòng ban đó.

Lập kế hoạch tuyển dụng

Căn cứ trên đề xuất tuyển dụng, bạn có nhiệm vụ lên một kế hoạch tuyển dụng cá nhân để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn. Kế hoạch tuyển dụng thì có theo năm, theo tháng…Ở đây mình nhắc đến là kế hoạch tuyển dụng cho cá nhân bạn để tuyển cho phòng ban nào đó.

Kế hoạch tuyển dụng này sẽ thường bao gồm: Tìm nguồn CV ứng viên ở đâu, chi phí cần sử dụng để quảng cáo tuyển dụng là bao nhiêu, khâu phỏng vấn, và quan trọng nhất là tiến độ hoành thành, tức là bạn chuyển người cho họ đúng thời gian cam kết.

Sàng lọc hồ sơ ứng viên và mời phỏng vấn

Để tránh mất thời gian của cả bạn và ứng viên, thì bạn phải có bước sàng lọc CV, để chọn ra các ứng viên phù hợp nhất theo yêu cầu của Mô tả công việc để gửi thư mời phỏng vấn. Việc này giúp bạn tiết kiệm được thời gian phỏng vấn tràn lan, và cũng không làm mất thời gian của ứng viên.

Đây là một trong các bước mà các công ty thường có thể sử dụng đội ngũ thực tập sinh để hỗ trợ thực hiện khâu này. Vì nó khá đơn giản, chỉ cần hướng dẫn một ngày là họ có thể làm được. Cũng là tạo điều kiện cho các bạn sinh viên ngành nhân sự có cơ hội học hỏi và cọ xát thực tế.

Phỏng vấn đánh giá 

Tùy theo vị trí tuyển dụng, việc phỏng vấn có thể phải trải qua các bước sau: Làm bài test, phỏng vấn vòng 1 với chuyên viên tuyển dụng, phỏng vấn vòng 2 với quản lý trực tiếp để đánh giá sâu về chuyên môn. 

Tùy thực tế từng vị trí mà có thể cần hoặc không cần làm bài test. Quá trình phỏng vấn trực tiếp là bắt buộc vì nó giúp cho bạn xác định chính xác hơn về năng lực, sự phù hợp văn hoá làm việc của ứng viên để ra quyết định tuyển dụng chính xác và đề xuất mức lương phù hợp.

Thủ tục nhận việc

Sau khi ứng viên được đánh giá đạt, bạn sẽ hoàn tất các thủ tục nhận việc cho ứng viên như: gửi thư mời nhận việc (offer letter), bao gồm mức lương, thời gian thử việc, các chế độ phúc lợi đi kèm... Đồng thời là các hướng dẫn ngày đầu đi làm để ứng viên nhanh chóng hoà nhập.

Để tránh xảy ra trường hợp đáng tiếc, bạn nên có sự xác nhận bằng văn bản hoặc email của Ban giám đốc về quyết định tuyển dụng và mức lương. Sau đó hãy làm thủ tục gửi thư mời nhận việc. Vì vẫn có một vài tình huống Ban giám đốc thay đổi mức lương do trước chỉ xác nhận miệng. Như vậy sẽ rất khó xử và bạn phải xin lỗi ứng viên và dễ gây mất niềm tin của họ vào công ty và thương hiệu tuyển dụng.

Hội nhập nhân viên mới

Ngày đầu tiên ứng viên đến nhận việc bạn cần có thủ tục chào mừng, giới thiệu về công ty, đồng nghiệp. Hoặc bài bản hơn nên có 1 đến 2 ngày đào tạo văn hóa doanh nghiệp để họ nắm rõ các quy định và nhanh chóng hòa nhập. 

Đồng thời bạn đừng quên thu hồ sơ xin việc, ký offer nhận việc và các thủ tục cần thiết khác để hoàn tất đủ theo quy trình công ty. Công tác này ít nhiều quyết định sự gắn bó của ứng viên vì sự chu đáo từ đầu và gây ấn tượng tốt về văn hoá doanh nghiệp.

Theo dõi đánh giá thử việc và báo cáo tổng kết

Thời gian thử việc thường là 2 tháng, đây là thời gian bạn cũng phải theo dõi mức độ hoà nhập và kết quả thử việc của ứng viên. Nếu có những phát sinh bạn phải thay thế ngay bằng ứng viên dự phòng để tránh bị động. 

Sau khi hoàn thành, bạn cũng nên có đánh giá cá nhân để rút kinh nghiệm cho những lần sau. Nhất là với những vị trí tuyển hoài vẫn không đủ vì ứng viên nghỉ trong thời gian thử việc. Quan trọng là sự sát sao từ bạn để tìm ra nguyên nhân chính xác để tuyển được ứng viên phù hợp nhất.

Phần thực hành

Trước khi chuyển sang phần thực hành, bạn hãy chắc chắn rằng đã nắm vững nội dung bài học Công việc tuyển dụng là làm gì?

Trong phần gợi ý thực hành này, bạn hãy lên internet search giùm mình 5 Bản mô tả công việc về vị trí Chuyên viên tuyển dụng để đọc và so sánh với nội dung bài học này để làm phong phú hơn kiến thức bạn nhé!

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về bài học, bạn vui lòng để lại comment hoặc gửi vào phần liên hệ bên dưới blog. Cám ơn bạn đã tham gia khoá học này.