Chào mừng các bạn đang đến với series các bài học trong Khoá học Tuyển dụng cơ bản cho người mới (newbie) hoàn toàn miễn phí. Tôi là Thành HR sẽ đồng hành cùng bạn trong khoá học này. Và chủ đề mà chúng ta cùng nhau tìm hiểu ngày hôm nay là Bản Mô tả công việc (Job Description) là gì? Cách xây dựng bản Mô tả công việc
Dù bạn là người làm Nghề Nhân sự hay chỉ đơn thuần là đang đi làm, thì bạn cũng cần phải biết bản Mô tả công việc là gì. Và gần như tất cả các doanh nghiệp hoạt động bình thường từ một năm trở lên đều phải có bản Mô tả công việc.
Vậy thì Bản Mô tả công việc là gì? Tại sao phải cần có Bản Mô tả công việc? Nó giúp ích gì cho công việc tuyển dụng cũng như hoạt động của công ty. Mình cùng nhau tìm hiểu nội dung bài học Bản Mô tả công việc là gì các bạn nhé!
{tocify} $title={Xem Menu bài viết}
Bản Mô tả công việc (Job Description) là gì?
Bản Mô tả công việc (Job Description) là một văn bản file cứng hoặc file mềm, bao gồm các nội dung mô tả nhiệm vụ và trách nhiệm của một vị trí khi đảm nhiệm công việc đó.
Đồng thời có định lượng công việc cũng như yêu cầu tối thiểu về kinh nghiệm và chuyên môn khi tuyển mới, nhằm đảm bảo ứng viên khi được tuyển vào vị trí đó sẽ hoàn thành công việc tốt nhất có thể.
Bản Mô tả công việc bao gồm các nội dung gì?
Bản mô tả công việc bao gồm khá nhiều nội dung, nhưng mình có thể tổng hợp các nội dung chính thường và bắt buộc phải có như sau:
- Cấp quản trị trực tiếp và gián tiếp là ai? Báo cáo cho ai
- Các nhiệm vụ chính của vị trí này, bao gồm các gạch đầu dòng khá chi tiết
- Trách nhiệm, quyền hạn của vị trí trong phòng ban, tổ chức
- Các mối quan hệ nội bộ và bên ngoài của vị trí
- Hậu quả của việc thực hiên sai chức năng, nhiệm vụ theo hướng của bảng MTCV
- Yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm, phẩm chất cá nhân của vị trí
- Các quy định và trang thiết bị và môi trường làm việc
- Bộ tiêu chí đánh giá và tỷ trọng từng hạng mục công việc
Tuỳ theo từng công ty, có thể sẽ có những khác biệt. Nhưng trên tinh thần chung là sẽ bao gồm các nội dung trên thì mới được xem là một bản mô tả công việc hoàn chỉnh và đầy đủ nội dung.
Bản Mô tả công việc dùng để làm gì?
Bản Mô tả công việc giúp ứng viên sẽ vào làm việc, và toàn nhân viên công ty đang làm việc, bao gồm cả Ban lãnh đạo và các cấp quản lý trả lời được các câu hỏi sau:
- Tôi là ai: Tức quy định chức danh trong tổ chức. Ví dụ tôi là Chuyên viên tuyển dụng
- Tôi gắn với chức danh đó sẽ làm công việc gì. Ví dụ khi nhắc đến bạn A là Chuyên viên tuyển dụng thì mọi người trong công ty biết bạn đó đang làm các công việc gì.
- Ai là người quản lý tôi, đưa yêu cầu cho tôi và đánh giá tôi
- Tôi làm việc đó với ai
- Tôi làm như thế nào thì gọi là hoàn thành 100% yêu cầu công việc
- Trang thiết bị làm việc của tôi là gì
- Các rủi ro và thiệt hại xảy ra khi tôi không hoàn thành công việc là gì
Tại sao Doanh nghiệp cần Bản mô tả công việc?
- Đối với cấp quản lý: Giúp họ có cơ sở giao việc, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, tưởng thưởng hàng năm. Cũng như có hình thức cảnh cáo nhắc nhở hoặc kỹ luật một cách rõ ràng và công tâm. Là căn cứ để đào thải những nhân viên không có năng lực hoặc không ý thức được việc hoàn thành công việc chung.
- Đối với bản thân nhân viên: Giúp họ nắm rõ các công việc phải làm, pham vi trách nhiệm và quyền hạn họ có trong công việc theo chức danh họ đang có. Biết được quy trình phối hợp với các phòng ban trong tổ chức mà không cần phải đi cửa sau cửa trước dễ dẫn đến tiêu cực. Từ đó giúp họ hoàn thành tốt công việc được giao.
- Đối với việc tuyển dụng và đào tạo người mới: Phòng Nhân sự có cơ sở rõ ràng để hiểu và tuyển người phù hợp với các tiêu chí mà Bản mô tả công việc đã nêu ra. Không mất quá nhiều thời gian để đi hỏi quá nhiều thông tin gây chậm tiến độ công việc.
Cách xây dựng Bản mô tả công việc
Nếu Công ty chưa có Bản Mô tả công việc hoặc cần phải điều chỉnh hàng năm, thì bạn cần lên một kế hoạc thự hiện việc này thật bài bản. Đặc biệt nếu là công ty lớn, có nhiều phòng ban chức năng thì không thể làm qua loa. Các bạn có thể tham khảo các bước như sau:
Bước 1: Xác định mục đích xây dựng Bản Mô tả công việc
Nhiệm vụ đầu tiên là bạn cần xác định mục đích tại sao cần Xây dựng Bản Mô tả công việc? Bởi vì thông thường thì các doanh nghiệp đang hoạt động gần như đều đang có sẵn. Cho nên theo mình sẽ có 3 mục đích cho việc xây dựng Bản Mô tả công việc như sau:
- Xây mới hoàn toàn do từ trước đến giờ chưa có
- Công ty tái cấu trúc nên điều chỉnh lại cho thực tế và phù hợp hơn, bổ sung có trọng số đánh giá hiệu quả công việc vào.
- Phát sinh Phòng ban hoặc vị trí mới trong Công ty.
Bước 2: Thành lập ban dự án và họp kích hoạt triển khai
Để xây dựng hoặc điều chỉnh Bản mô tả công việc thành công thì cần có sự tham gia chỉ đạo và quán triệt tinh thần từ Ban giám đốc đến tất cả các phòng ban / bộ phận có liên quan bằng cuộc họp kích hoạt dự án này là tốt nhất.
Trong đó, xác định được các phòng ban phải có trách nhiệm tham gia, đứng đầu là trưởng phòng ban / bộ phận đó. Để tránh việc đùn đẩy hoặc thiếu sự phối hợp, không đúng thời hạn trong quá trình triển khai thực hiện.
Phải xác định đây là nhiệm vụ quan trọng, có sự phân chia nhiệm vụ cụ thể: Phòng Nhân sự đóng vai trò Trưởng ban hướng dẫn, hỗ trợ, tổng hợp. Các trưởng phòng ban phải trực tiếp triển khai đến các nhân viên cấp dưới có liên quan và đảm bảo tiến độ...
Thực hiện công tác truyền thông nội bộ để thông tin về dự án xây dựng hoặc điều chỉnh Bản mô tả công việc được thống nhất từ trên xuống dưới và không bị sai lệch, hiểu sai hoặc nghĩ rằng cái này chỉ làm hình thức cho xong...
Lập các chat box hỗ trợ online, offline để hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời nhất có các trưởng bộ phận hoặc các nhân viên phụ trách. Tránh trường hợp họ có khó khăn hoặc gặp vấn đề trong lúc thực hiện thì không biết hỏi ai, làm vậy đã đúng hay chưa...
Bước 3: Triển khai thực hiện
Phòng Nhân sự gửi form mẫu kèm bộ tài liệu hướng dẫn; Có thể hỗ trợ họp với từng phòng ban riêng lẽ cùng Trưởng bộ phận khi triển khai với từng phòng ban. Trong đó cần xác định chi tiết các task công việc và timeline.
Form mẫu, tài liệu hướng dần thật chi tiết các hạng mục cần thu thập như: Thông tin chung về Vị trí công việc; Bộ phận - Cấp trên trực tiếp; Mô tả trách nhiệm - nhiệm vụ Kết quả mong đợi; Quan hệ trong công việc; Bộ phận liên quan; Bên ngoài liên quan; Yêu cầu tối thiểu về Trình độ, Ngoại ngữ, Tin học, Kiến thức chuyên môn, Kỹ năng, Kinh nghiệm làm việc, Phẩm chất cá nhân; Các công việc làm hàng ngày / tuần / tháng; Báo cáo công việc cho ai; Phối hợp bên trong với ai / Bên ngoài với ai; Phạm vi trách nhiệm; Phạm vi quyền hạn...
Cần có bước phỏng vấn người quản lý trực tiếp của vị trí đó và quan sát thực tế vị trí đó đang làm việc (nếu có) và ghi chép lại thật cụ thể để xác định: Tiêu chuẩn thế nào là đạt kết quả công việc gồm định tính, định lượng; Xác định kiến thức, kỹ năng, tố chất cần để làm được vị trí đó...
Bước 4: Tổng hợp, đánh giá và ban hành
Các trưởng bộ phận sẽ tổng hợp dữ liệu của phòng ban họ phụ trách, sau đó gửi về Phòng Nhân sự hoặc ban dự án xây dựng bản mô tả công việc để rà soát lại tất cả các thông tin, điều chỉnh lại các nội dung, chỉ số nếu cần thiết.
Một số lưu ý khi Xây dựng bản mô tả công việc
Câu chữ, nội dung trong Bản mô tả công việc nên ngắn gọn, đơn giản, dễ hiệu, dễ áp dụng, cụ thể và phải dự trên thực tế tại phòng ban, công ty chứ không phải copy từ mẫu có sẵn của các đơn vị khác.
Nên bắt đầu bằng các động từ hành động, và ưu tiên sử dụng ngôn từ quen thuộc, dễ hiểu. Các chỉ số trong bản mô tả công việc có thể dùng để đánh giá, đo lường và dùng để trả thưởng, KPI hoặc phần lương hiệu quả công việc, quản lý thành tích được là điều cần hướng đến khi xây dựng
Trên đây là một số nội dung chính mà mình đã cùng nhau tìm hiểu về Bản Mô tả công việc (Job Description) là gì? Cách xây dựng bản Mô tả công việc. Mặc dù đã cố gắng kiểm tra kỹ nội dung cung cấp, tuy nhiên vẫn có thể có những sai sót nhỏ ngoài mong muốn, bạn có thể để lại phản hồi hoặc câu hỏi vào comment bên dưới để mình ghi nhận và giải đáp cho các bạn nhé! Trân trọng!
Hãy ủng hộ tác giả bằng cách đăng ký kênh Youtube và Fanpage FB với từ khóa HRVN ACADEMY. Trân trọng